Top 10 hack-uri pentru Microsoft Word

Microsoft Word este standardul de facto în procesarea de text. Simplu la suprafață, dar extrem de capabil și bogat în caracteristici atunci când aruncați o privire. Este una dintre acele aplicații de productivitate pe care aproape toți le-am întâlnit la școala și la locul de muncă pentru a pregăti teme, eseuri, rapoarte de afaceri, proiecte de cercetare, CV-uri și multe altele.

Word poate fi util și pentru designul grafic de bază. Puteți crea pagini de copertă, cărți de vizită, broșuri și chiar reviste complete și cărți electronice pentru publicare digitală. Dar bogăția sa de capabilități îl face la fel de bun pentru utilizatorii ocazionali, de zi cu zi.

Învățarea interacțiunilor Word poate fi foarte plină de satisfacții, făcându-vă mai productiv, în plus, colegii dvs. vor aprecia, de asemenea, un guru Microsoft Word alături.

În acest articol, am reunit câteva sfaturi și trucuri importante care vor face utilizatorii Word începători și avansați mai eficienți și eficienți la documentare. Pentru această funcție, folosim Microsoft Word 2021 pe un computer cu Windows 10. Dar nu vă faceți griji, dacă versiunea dvs. Word, Office sau OS este diferită, aproape toate sfaturile vor funcționa dacă aveți un computer Windows sau Mac care rulează cel puțin MS Office/Word 2013 sau o versiune ulterioară…

1. Utilizați instrumentul de istoric al clipboard-ului încorporat din Word

Lucrul cu documente poate implica, de obicei, o mulțime de acțiuni de copiere și lipire. În timp ce Word acceptă trageți și plasați, precum și comenzile rapide Ctrl+X / Ctrl+C / Ctrl+V, Clipboard-ul Office permite colectarea a până la 24 de elemente (text și imagini) simultan.

Am documentat înainte cât de util poate fi istoricul clipboard-ului, dar dacă nu aveți un astfel de instrument instalat pe sistemul dvs., vă puteți baza pe Microsoft Office. Utilizarea corectă a acestei funcții vă va scuti de a săriți frecvent înainte și înapoi între diferite programe. De asemenea, fiind un clipboard „Office” înseamnă că puteți muta și gestiona liber articole între alte aplicații MS Office, cum ar fi Excel, PowerPoint sau Outlook.

Merită menționat faptul că elementele copiate din File Explorer care intră în Clipboard-ul Windows nu vor apărea în Clipboard-ul Office, deși le puteți lipi în continuare în documentul dvs.

Puteți accesa panoul Clipboard Office făcând clic pe săgeata mică de lângă eticheta Clipboard sub fila Acasă. O modalitate și mai rapidă de a face acest lucru este apăsând Ctrl+C de două ori. Pentru a activa această comandă rapidă, faceți clic pe butonul Opțiuni din partea stângă jos a panoului Clipboard și selectați setarea corespunzătoare.

Panoul Clipboard listează secvențial ultimele 24 de texte/imagini pe care le-ați copiat dintr-un alt program, cum ar fi un link de browser, text de e-mail, date dintr-o foaie de lucru sau o imagine dintr-o prezentare.

Puteți să lipiți un singur articol făcând dublu clic pe el sau să le inserați pe toate în documentul dvs. făcând clic pe „Lipiți toate”. După ce ați terminat proiectul, este o idee bună să ștergeți conținutul clipboard-ului făcând clic pe „Ștergeți tot”. Un clipboard gol este bun pentru scopuri de confidențialitate, în plus, vă oferă un nou început pentru următoarea sarcină.

2. Creați, editați și importați/exportați PDF-uri

Capacitatea de a exporta și importa fișiere PDF cu MS Word este una dintre cele mai utile caracteristici ale programului. Există unele limitări atunci când vine vorba de conversia/săritul între formatele .pdf și .docx, mai ales dacă este vorba de formatare grea, dar puteți extrage sau edita text destul de ușor, chiar dacă face parte dintr-o imagine dintr-un fișier PDF.

Export (din Word în PDF)

Exportând fișierul Word ca PDF, puteți minimiza riscul modificărilor documentului sau îl puteți proteja cu o parolă.

Accesați Fișier > Export și faceți clic pe butonul „Creați PDF/XPS”. O casetă de dialog similară se va deschide dacă mergeți pe ruta „Salvare ca”, deși cu multe formate de fișiere disponibile.

După ce ați ales preferința, apăsați butonul Opțiuni pentru a finaliza în continuare câteva atribute importante. Rețineți că pe Word pentru Mac, este posibil să nu vedeți acest buton, dar merită totuși să citiți mai departe pentru a afla ce vă lipsește.

Bifarea casetei de validare compatibil PDF/A încorporează tot conținutul dvs. în PDF pentru a vă asigura că acesta se deschide în mod fiabil pe orice dispozitiv/afișaj și este util dacă documentul dvs. este menit să fie arhivat și reprodus pe termen lung.

Dezactivează JavaScript pentru a preveni alternarea, interzice utilizarea video/audioului încorporat și, de asemenea, nu acceptă criptarea parolei, astfel încât conținutul fișierului să fie întotdeauna pe deplin disponibil.

• Optimizați pentru calitatea imaginii

Această setare este destul de simplă. Veți obține un PDF care păstrează calitatea imaginii cu prețul dimensiunii fișierului, ceea ce îl face inadecvat pentru partajare online sau ca atașament de e-mail. Bifați această opțiune când documentul și imaginile sale de înaltă rezoluție se îndreaptă către imprimante.

Pentru imprimarea digitală la scară largă, este mai bine să utilizați software dedicat, cum ar fi MS Publisher, Affinity Publisher sau Adobe InDesign.

• Text bitmap atunci când fonturile nu pot fi încorporate

Se poate întâmpla ca un font care vă place să nu apară în PDF-ul pe care l-ați exportat. Acest lucru se datorează faptului că restricțiile de licență ale fontului împiedică încorporarea acestuia în PDF-uri sau dispozitivul care vizualizează documentul nu are fontul necesar instalat.

Pentru a ocoli limitarea, bifați această opțiune și MS Word va încerca să vă convertească textul în formatul de imagine bitmap, astfel încât documentul să apară în același font pe care l-ați dorit.

• Criptați documentul cu o parolă

Pe lângă protecția cu parolă pentru fișierele Word, MS Word poate salva și cripta fișiere PDF cu o parolă. Bifați această opțiune, dezactivând astfel conformitatea PDF/A și atribuiți o parolă între 6-32 de caractere.

Odată exportat ca PDF, documentul dvs. va fi acum blocat la deschidere și va necesita o parolă pentru deblocare/decriptare.

Import (din PDF în Word)

De asemenea, puteți face o mică parte din editarea textului PDF în Word. Aplicația vă informează despre limitările care s-ar putea aplica documentului dumneavoastră înainte de a începe conversia.

Pentru a importa un PDF, faceți clic pe Fișier > Deschideți, apăsați pe Răsfoire și navigați la documentul dvs. Alegeți PDF în tipurile de document dacă fișierul dvs. nu apare în director.

Alternativ, puteți începe procesul de conversie și editare făcând direct clic dreapta pe documentul PDF și setându-l să se deschidă cu MS Word. Atâta timp cât documentul dvs. importat nu este prea complicat în ceea ce privește formatarea și grafica, puteți modifica tot conținutul său în Word și îl puteți exporta din nou ca PDF.

3. Utilizați Vizualizare schiță pentru a reorganiza documentele lungi

Când lucrați cu documente mari, puteți utiliza Vizualizarea schiță pentru a obține o listă cu marcatori de conținut care vă poate ajuta la restructurare rapidă.

Vizualizarea Contur omite toate imaginile din document și vă permite să vedeți diferite niveluri de titlu și subtexte pentru o mai bună înțelegere a ierarhiei documentului.

Pe lângă navigarea mai rapidă, vizualizarea Outline vă permite să glisați și să plasați pentru o reorganizare rapidă. Comutați la această vizualizare făcând clic pe fila Vizualizare din panglică/bara de instrumente a Word și apăsând Contur.

4. Obțineți un scor de lizibilitate

Este întotdeauna o idee bună să petreceți ceva timp suplimentar pentru a îmbunătăți lizibilitatea documentului. Puteți utiliza capacitățile de verificare încorporate ale Word pentru a obține un scor de lizibilitate și pentru a face modificări textului pentru îmbunătățire.

Accesați Fișier > Opțiuni și apoi selectați Probarea.

Sub „La corectarea ortografiei și a gramaticii în Word” bifați ultimele două opțiuni în secvență pentru a activa această funcție. Tasta de comandă rapidă (F7) pentru verificarea ortografică poate fi acum utilizată și pentru a obține instantaneu statistici de lizibilitate pentru documentul dvs.

Activarea acestei funcții duce documentul dvs. prin verificarea ortografică și gramaticală a Word, apoi îi atribuie un nivel de citire conform testului Flesch Reading Ease și testului Flesch-Kincaid Grade Level. Puteți afla mai multe despre aceste teste aici, dar esențialul este că ele iau în considerare lungimea medie a propoziției și numărul de silabe pe cuvânt.

Microsoft sugerează să se obțină scoruri între 60 și 70 (testul Flesch Reading Ease) și 7,0 până la 8,0 pentru testul Grade Level. Nu fi prea dur cu tine însuți dacă nu poți obține aceste rezultate în ciuda mai multor revizuiri. Scopul dvs. ar trebui să fie să vă rafinați și să simplificați documentul.

5. Recuperare fișier… în ajutor

O blocare bruscă a computerului, o pierdere de energie sau un clic greșit vă pot face să pierdeți instantaneu ore de lucru nesalvate. Acesta este motivul pentru care Word este echipat cu Salvare automată și o funcție de recuperare a documentelor care păstrează temporar o copie a documentelor tale recente nesalvate.

Pentru a vizualiza aceste fișiere, accesați Fișier > Informații și alegeți Gestionare document. Faceți clic pe „Recuperare documente nesalvate” și selectați dintre fișierele care sunt listate în caseta de dialog.

Este posibil să nu găsiți întotdeauna versiunea restaurată după bunul plac și un fișier poate necesita reparații, dacă Word consideră că este deteriorat sau corupt. Cu toate acestea, chiar și un document parțial recuperat este mai bine decât să începeți cu o tablă goală.

De asemenea, puteți modifica setările de recuperare automată ale Word pentru a crește frecvența la care programul se salvează automat, precum și pentru a schimba locația temporară a fișierelor nesalvate. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fișier > Opțiuni și selectați Salvare din meniul pop-up. Aici, printre alte setări, puteți specifica numărul de minute după care Word se salvează automat și puteți alege o altă locație pentru stocarea fișierelor de recuperare automată.

6. Reduceți dimensiunea fișierului documentelor Word

Un document Word care cuprinde câteva pagini de text nu va fi de mare îngrijorare. Cu toate acestea, dimensiunea fișierului poate crește considerabil odată ce imaginile și alte personalizări încep să se adună. În consecință, documentul dvs. poate deveni mai greu de partajat și deschis online sau poate deveni prea mare pentru a fi trimis ca atașament de e-mail.

Există mai multe moduri de a reduce dimensiunea unui document Word. Mai întâi, asigurați-vă că îl salvați în formatul .docx mai eficient, dar puteți, de asemenea, să comprimați imaginile și să selectați o rezoluție care se potrivește cel mai bine cazului dvs. de utilizare, să evitați încorporarea fonturilor și să dezactivați urmărirea odată ce colaborarea nu mai este necesară.

Comprimați imagini

Selectați o imagine din documentul dvs. și faceți clic pe fila Format imagine (meniul panglică). Faceți clic pe Comprimați imagini și specificați o rezoluție mai mică pentru imaginea selectată sau pentru toate imaginile din documentul dvs.

Evitați încorporarea fonturilor

MS Word poate încorpora fonturile TrueType și OpenType, astfel încât acestea să poată fi vizualizate așa cum sunt prevăzute pe alte computere, chiar dacă nu au acele fonturi instalate.

În timp ce încorporarea fonturilor este bună pentru coerență, acestea se pot adăuga la dimensiunea unui document. Deși opțiunea este dezactivată implicit, vă puteți asigura că Word nu încorporează un font accesând Fișier > Opțiuni și selectând fila Salvare.

În setările de fidelitate, debifați „Încorporați fonturi în fișier” pentru a evita încorporarea completă. Cu toate acestea, puteți obține în continuare o reducere a dimensiunii documentului, păstrând în același timp calitatea, bifând prima subopțiune. Acest lucru vă permite să păstrați orice caractere speciale sau stil pe care le-ați folosit, dar pune unele restricții de editare pentru alți utilizatori. Este recomandat să păstrați această opțiune nebifată dacă se așteaptă editarea ulterioară a unui document.

Dezactivați/Opriți urmărirea

Capacitatea de a urmări modificările este o caracteristică destul de utilă, permițând altora să editeze un document, să propună modificări, să facă comentarii și apoi să-l returneze autorului original.

În timp, totuși, aceste date se pot adăuga la dimensiunea documentului și pot fi păstrate în mod inutil aceste informații la revizuirea finală a unui document.

Prin urmare, puteți dezactiva/opri urmărirea modificărilor după ce ați încheiat colaborarea cu colegii dvs. Accesați fila Revizuire și selectați Urmăriți modificările pentru a o dezactiva. Alternativ, utilizați comanda rapidă Ctrl+Shift+E pentru a activa/dezactiva această setare.

7. Protejați cu parolă documentele, faceți-le doar în citire

Este important să luați măsuri de securitate atunci când lucrați cu documente de natură sensibilă sau personală. MS Word facilitează criptarea fișierului cu o parolă, precum și atribuirea restricțiilor de editare și acces. De asemenea, puteți seta un document ca doar pentru citire pentru a preveni orice modificări ulterioare.

Pentru a seta o parolă, accesați Fișier > Informații și faceți clic pe Protejați documentul. Din meniul pop-up selectați „Protect with Password” și urmați instrucțiunile afișate. După ce ați setat o parolă, Word va cripta fișierul și vă va solicita să îl introduceți atunci când deschideți documentul în viitor.

O altă modalitate de a vă proteja documentul este prin aplicarea restricțiilor de editare. Aceasta vă permite să limitați formatarea la o selecție de stiluri (formatare pentru tabele, titluri etc.) și să specificați dacă doriți ca alți utilizatori să poată urmări modificările, să insereze comentarii, să completeze formulare sau să setați documentul ca doar pentru citire. .

Dacă aveți nevoie de un coleg pentru a face modificări unei părți dintr-un document sau doriți ca utilizatorii selectați să facă modificări, puteți selecta fragmentul de text necesar și adăugați numele lor sub excepții. Activați aceste setări apăsând butonul „Da, începeți aplicarea protecției”.

Funcția de inspectare a documentului de la MS Word poate fi utilizată și pentru a verifica sau elimina metadatele documentului, cum ar fi numele autorului, subiectul, titlul, macrocomenzi și alte informații de identificare personală, cum ar fi anteturile de e-mail, fișele de rutare (circularea documentelor) și textul ascuns.

Poate doriți să utilizați acest lucru și pentru a elimina istoricul colaborării cu colegii (comentarii, urmăriți modificări, revizuiri) înainte de a partaja documentul cu alții.

Funcția Inspectați documentul poate fi activată accesând Fișier > Informații și făcând clic pe Verificare probleme. Din meniul pop-up, selectați prima opțiune, care va deschide o nouă fereastră care listează toate elementele pe care Word le poate verifica pentru dvs. Faceți clic pe Inspectați după ce ați făcut selecția și lăsați Word să analizeze documentul. Examinați și eliminați informațiile după cum este necesar, apăsând Eliminați toate de lângă o categorie de articole și faceți clic pe Închidere pentru a finaliza procesul de inspecție a documentelor.

8. Adăugați sau eliminați filigrane

Folosirea filigranelor este o altă modalitate de a vă proteja documentul, dar de data aceasta doriți să afirmați dreptul de proprietate asupra conținutului, să definiți scopul acestuia pentru cititori utilizând termeni precum Draft și Urgent sau să îi avertizați cu privire la secretul acestuia, arătând Confidențial sau Top Secret să apară în spatele principalului text în întregul document.

Alternativ, puteți utiliza o imagine precum sigla companiei dvs. ca filigran.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila Design și selectați Filigran. Alegeți din una dintre mostrele disponibile sau aplicați propriul filigran bazat pe text/imagine făcând clic pe Filigran personalizat.

Indiferent de tipul pe care îl utilizați, este recomandat să utilizați efectul de spălare cu un filigran de imagine și semi-transparență pentru text pentru a menține conținutul principal vizibil și ușor de citit. Doriți să scăpați de un filigran dintr-un document? Pur și simplu accesați fila Design din panglică și selectați opțiunea Eliminare filigran din submeniul Filigran.

9. Modificări de utilizare: bare de instrumente și modul întunecat

Word are o mulțime de funcții care funcționează activ în fundal și instrumente în prim plan pentru a vă ajuta să rămâneți productiv. Ne vom concentra pe Bara de instrumente Acces rapid situată în bara de titlu, pe panglica care se află sub ea și pe bara de stare situată în partea de jos a ferestrei Word.

Bara de acces rapid

Bara de instrumente Acces rapid este locul unde se află pictograma de salvare a dischetei, alături de butoanele Anulare și Refacere. Versiunile Word mai noi includ, de asemenea, comutatorul AutoSave pentru salvarea continuă a lucrărilor în cloud (OneDrive, SharePoint).

Puteți face clic pe butonul de personalizare cu săgeata mică sau puteți face clic dreapta pe un element existent pentru a modifica această bară de instrumente. Submeniul afișează o listă de elemente pe care le puteți selecta, cum ar fi deschiderea unui document nou, desenarea unui tabel sau accesarea previzualizării de imprimare. De asemenea, puteți seta această bară de instrumente să se afișeze sub panglică, pentru a o face mai puțin aglomerată în partea de sus.

Panglică

Panglica este pur și simplu o serie de file, fiecare etichetată pentru a sugera varietatea de instrumente din interior pentru editarea și formatarea unui document. Puteți modifica panglica făcând clic dreapta pe o filă sau accesând Fișier > Opțiuni și selectând Personalizare panglică.

Elementele pe care le vedeți și pe care le puteți adăuga la panglică sunt similare cu cele prezentate pentru Bara de instrumente Acces rapid. Cu toate acestea, puteți personaliza experiența în continuare creând o filă nouă și populând-o cu un set de comenzi care se potrivesc fluxului dvs. de lucru specific. Deși aspectul standard al panglicii MS Word este suficient de bun pentru majoritatea utilizatorilor, este totuși plăcut să aveți flexibilitatea de a o modifica după bunul plac.

Găsiți panglica prea aglomerată? Pur și simplu deselectați filele pe care nu le utilizați din meniul Personalizare panglică sau restrângeți-l pentru a afișa numele filelor făcând clic pe săgeata în sus din partea dreaptă (comandă rapidă: Ctrl+F1) pentru o experiență de tastare fără distragere.

Bara de stare

Bara de stare (din partea de jos) este locul în care Word arată și actualizează dinamic atributele relevante ale documentului dvs., precum și diferitele moduri de citire (focalizare, citire, imprimare și aspect Web) și glisorul de zoom.

Puteți personaliza făcând clic dreapta pe el oriunde și apoi selectând/deselectând elemente din submeniu. Unele elemente utile pe care trebuie să le aveți aici includ numărul paginii și numărul de cuvinte pentru atunci când vizați limita de cuvinte pentru eseu.

De asemenea, orice greșeală de ortografie sau gramaticală se va reflecta în indicatorul de stare de verificare pe care îl puteți face clic pentru mai multe detalii. În plus, funcția de urmărire a modificărilor din Word poate fi plasată aici pentru acces rapid, în loc să fie nevoie să navighezi la ea prin fila Revizuire.

Stingeți luminile cu modul întunecat

Nu există aproape nicio aplicație sau serviciu popular în zilele noastre care să nu ofere o opțiune de mod întunecat. Deși Word întârzie puțin la această petrecere, utilizatorii pot schimba în sfârșit pânza albă care arde retina programului într-o culoare gri închis pentru a lucra confortabil la orele târzii ale nopții.

Pentru a activa modul întunecat prin Word, mai întâi trebuie să setați Tema Office la Negru.

Acest lucru se poate face accesând Fișier > Cont și selectând Negru din temele disponibile. Acum, toate zonele MS Word, inclusiv pânza se vor întuneca, cu culoarea textului și alte elemente colorate din aplicație ajustându-se în consecință.

Puteți comuta în continuare între o pânză albă și întunecată făcând clic pe fila Vizualizare din panglică și selectând Comutare moduri. Rețineți că ultima opțiune apare numai atunci când Tema Office este setată la Negru.

10. Treci dincolo de cuvinte folosind diagrame de flux și hărți mentale

Pe lângă un set copleșitor de caracteristici pentru construirea de documente text, Word poate fi folosit și pentru a transmite informații în alte moduri interesante. Ideile și gândurile pot fi reprezentate vizual prin crearea de hărți mentale sau diagrame de flux pentru a înțelege relația dintre elemente într-un proces.

Puteți începe să creați o hartă mentală sau o diagramă flux inserând forme și linii de bază sau accesați colecția Word de grafice SmartArt. Acestea pot fi accesate navigând la panglica Inserare și făcând clic pe SmartArt.

Caseta de dialog SmartArt enumeră un număr de categorii de diagrame, cu diferite tipuri de grafice sub fiecare tip, în funcție de cerințele fluxului de lucru. Puteți, de exemplu, să utilizați Lista de marcatori orizontale din Liste pentru a explica pe scurt diferența dintre nivelurile/pachetele unui serviciu (Basic, Premium, Pro etc.) sau să utilizați un cluster radial pentru a începe cu o idee centrală, așa cum se face într-un harta mentală și apoi extindeți-o pentru a include toate elementele relevante.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, selectați orice diagramă din caseta de dialog SmartArt și parcurgeți descrierea acesteia pentru a vedea dacă această cifră se potrivește mai bine pentru cazul dvs. de utilizare.

De asemenea, poate doriți să verificați Top 10 Hack-uri pentru Microsoft Excel și Top 10 Hack-uri pentru PowerPoint.