Căutarea atașamentelor prin e-mailuri poate fi consumatoare de timp și enervantă. Din fericire, Microsoft are o vizualizare „Fișier” în Outlook Online care facilitează găsirea oricărui document pe care îl căutați. Iată cum funcționează.
Microsoft Outlook a fost în mod tradițional un amalgam de e-mail, calendar, oameni și sarcini, dar care lasă în afara o componentă cheie: datele. Dacă utilizați clientul desktop Outlook, atunci aveți opțiuni de căutare puternice pentru a acoperi acest decalaj. Când vine vorba de atașamente, există o opțiune dedicată „Are atașamente” în fila „Căutare” special pentru fișierele pe care le-ați trimis sau primit.
Outlook Online nu are panglică, dar puteți totuși căuta atașamente făcând clic pe săgeata din caseta „Căutare” și activând caseta de selectare „Atașamente”.
Microsoft a făcut un pas mai departe în Outlook Online și a introdus o vizualizare de fișiere dedicată pentru abonații Microsoft 365 / Office 365 și pentru conturile Outlook Live.
Puteți accesa această vizualizare făcând clic pe pictograma „Fișiere” din colțul din stânga jos al Outlook. În mod implicit, va fi între pictogramele „Oameni” și „De făcut”.
Dacă nu o puteți vedea, dar aveți în schimb o pictogramă cu trei puncte, faceți clic pe pictograma cu trei puncte și apoi pe opțiunea „Fișiere” din meniul care apare.
Vizualizarea implicită vă va afișa toate fișierele, cu o pictogramă care vă arată tipul de fișier, subiectul, expeditorul, data primită sau trimisă și folderul în care este păstrat e-mailul cu atașamentul.
Într-o răsucire ușor ciudată, fișierele de imagine nu sunt afișate în această vizualizare implicită. Pentru a le afișa, puteți face clic pe „Fișiere x” pentru a afișa toate fișierele inclusiv imagini sau faceți clic pe opțiunea „Fotografii” din bara laterală pentru a afișa numai imagini.
În mod implicit, fișierele sunt afișate într-o vizualizare listă, dar puteți face clic pe „Vizualizare” și puteți trece la „Vizualizare plăci” pentru a afișa fișierele ca miniaturi.
Aici apare opțiunea „Fotografii”, deoarece este mult mai ușor să găsiți imaginea pe care o căutați.
Pentru a deschide un atașament, faceți dublu clic pe el în lista de atașamente și va deschide un panou care prevede previzualizarea atașamentului și a e-mailului la care a fost atașat.
De aici puteți descărca fișierul și puteți efectua diverse alte acțiuni în funcție de tipul fișierului, precum și să efectuați acțiunile standard pe care le-ați putea face în mod normal cu e-mailul, cum ar fi Răspuns, Redirecționare etc.
Dacă trebuie doar să găsiți un atașament și să îl descărcați sau să îl imprimați, puteți sări peste acest pas și să îl descărcați sau să îl imprimați direct din listă. Faceți clic pe pictograma meniului cu trei puncte de lângă numele fișierului și alegeți acțiunea corespunzătoare din meniu.
Alternativ, selectați elementul făcând clic pe cercul din stânga acestuia și aceleași opțiuni apar pe bara de instrumente.
Acesta este ideal pentru descărcarea mai multor fișiere simultan, deoarece puteți selecta câte fișiere doriți folosind această metodă.
Când ați terminat cu fișierele și doriți să reveniți la e-mailurile dvs., faceți clic pe pictograma „Mail” din partea stângă jos a Outlook.
Vizualizarea Fișier este un bun supliment la Microsoft Outlook Online. Este ușor de utilizat, rapid și vă permite să vă gestionați atașamentele într-un mod ușor de utilizat, cu siguranță mai rafinat decât să alegeți doar rezultatele căutării.
